Nowa siedziba biura PZG!

Biuro Polskiego Związku Gimnastycznego zostało przeniesione. Adresem biura nadal jest Ratuszowa 11 w Warszawie, ale siedziba PZG znajduje się w nowych pomieszczeniach, o dwa piętra wyżej. Więcej szczegółów w rozmowie z Sekretarzem Generalnym PZG Maciejem Szafranem.

Dlaczego biuro PZG zostało przeniesione?

Dla każdego, kto był w naszej poprzedniej siedzibie odpowiedź zapewne jest oczywista, a ponieważ nie każdy miał okazję, chętnie odpowiem na to pytanie. Biuro PZG zostało przeniesione głównie z powodu potrzeby i konieczności poprawy niezbędnych warunków i komfortu pracy oraz do przyjmowania naszych gości, którymi najczęściej są współpracownicy lub członkowie PZG.

Jesteśmy obecnie w trakcie zmian struktury zatrudnienia w biurze, zarówno w zakresie personalnym jak i organizacyjnym.

W starym biurze PZG brakowało miejsca, stanowisk pracy oraz warunków, które spełniałyby obowiązujące normy. Nie była to zatem jedynie zachcianka, tylko zwykła konieczność, a inaczej mówiąc potrzeba.

Biuro PZG wymagało uporządkowania kwestii bezpieczeństwa, dostępów, a nawet wyposażenia. Dużo pracy już za nami, ale sporo – szczególnie w kwestiach informatycznych (IT) – jest jeszcze w toku. Jesteśmy w intensywnym procesie usprawniania i unowocześniania naszej organizacji, do czego brakowało tzw. „podwalin”.

Zespół PZG w ostatnim czasie poszerzył się kadrowo m.in. o koordynatorkę sportu wyczynowego, a poprzez przeszeregowania zyskał koordynatorkę sportu powszechnego oraz wzmocnił się o moją osobę. Co prawda rozstaliśmy się we współpracy ze specjalistką odpowiedzialną za obsługę części sekcji, ale zwiększamy zaangażowanie czasowe naszej najbardziej doświadczonej pracowniczki i działaczki, aby wszystko właściwie unormować, zapewniając płynną obsługę. Kolejnym wzmocnieniem będzie również pełnoetatowa obsługa sekretariatu PZG, co, jestem przekonany, upłynni pracę oraz kontakt i bardzo ustabilizuje pracę naszego biura, a to jest moją główną motywacją.

Decyzja przeniesienia siedziby była podjęta śmiało, lecz bardzo rozważnie. Po przeprowadzonym rozeznaniu i badaniu rynku oraz analizie naszych możliwości postanowiłem w uzgodnieniu z Prezesem zmienić siedzibę w obrębie tego samego adresu i budynku. Wymagało to trochę kreatywności, ale znaleźliśmy więcej miejsca dwa piętra wyżej. Niewątpliwie plusem jest to, że nie musieliśmy przerejestrowywać Polskiego Związku Gimnastycznego, co byłoby dodatkowym utrudnieniem formalnym i organizacyjnym, zupełnie niepotrzebnym na tym etapie.

Jakie są korzyści z nowego biura?

To poprawa warunków lokalowych, czyli zwiększenie metrażu oraz podział na pokoje, a w nich w pełni przystosowane stanowiska pracy. Są wydzielone strefy księgowości i kadr, specjalistyczna, a także miejsce na sekretariat z pełną możliwością obsługi gości. Jest też miejsce dla specjalistów z zakresu licencji i obsługi sekcji oraz dla marketingu, a także skromne zaplecze socjalne. Na końcu wymienię swoje stanowisko pracy, czyli gabinet sekretarza generalnego, który pełni również funkcję mini salki konferencyjnej na potrzeby organizacji spotkań. 

Korzyści to również unowocześnienie infrastruktury i zaplecza. Tu przede wszystkim mowa o serwerze, kopii zapasowej, dyskach zewnętrznych oraz wszelkich połączeniach informatycznych w celu odpowiedniego zabezpieczenia danych i kwestii dostępów do nich. To wszystko jest przygotowywane ze wsparciem firmy informatycznej, która nas obsługuje i ma na celu usprawnienie i zabezpieczenie danych oraz podniesienie efektywności naszej pracy.

Mam nadzieję, że poza pracownikami Polskiego Związku Gimnastycznego te korzyści odczują również wszystkie osoby, które wybierają się do nas, aby móc szybko i sprawnie pozałatwiać sprawy. Jak wiadomo większość tematów obecnie załatwia się w formie elektronicznej, dlatego w tym obszarze również przewidujemy poprawę.

Jakie są kolejne priorytety w działaniach biura PZG? Czy zajdą jakieś inne zmiany?

Priorytety w zakresie biura to przede wszystkim optymalizacja zatrudnienia. Chociaż zazwyczaj ten zwrot w kontekście pracowników ma charakter pejoratywny, to u nas jednak chodzi o zwiększenie zasobów kadrowych (specjalizacja i dostosowanie ich do zwiększającego się obszaru działań), zmianach harmonogramów pracy, klarownemu dla wszystkich podzieleniu i przypisaniu odpowiednich zakresów odpowiedzialności poszczególnym osobom tak, aby usprawniło to działalność samego biura i jego pracowników oraz umożliwiło skuteczne załatwianie spraw przez naszych współpracowników i członków.

Skupiamy się na reorganizacji i podstawowym usprawnieniu działalności biura, na wykrywaniu i pokonywaniu nieprawidłowości (niechlubnie przyznajemy, że są – na szczęście mamy ich świadomość) i niedociągnięć organizacyjnych, które trzeba wyprowadzić do przynajmniej satysfakcjonującego poziomu.

Zdaję sobie sprawę, że ilość zmian, które zaszły w ostatnich trzech miesiącach, wiąże się nieodłącznie z pewnym zamieszaniem organizacyjnym, lecz jestem przekonany, iż ten dynamiczny proces wkracza w fazę względnej normalizacji i jak tylko sytuacja się już unormuje, to jego korzyści będą odczuwalne dla wszystkich stron. Mam świadomość również, że wszędzie gdzie jest czynnik ludzki, nie można mówić o załatwieniu czegoś raz na zawsze. Jest to bez wątpienia praca na żywym organizmie. Celem jest przede wszystkim sprawność w działaniu i robienie tego w możliwie dobrej atmosferze, która motywuje do działania. 

Na koniec zaznaczę, że w tych wszystkich zmianach, które zachodzą, pomimo że są duże dla nas, to nie widzę tak naprawdę nic wielkiego i nadzwyczajnego. Po prostu sytuacja wymagała zmiany już od dłuższego czasu. Cieszę się, że mogłem sprawie pomóc i przyczynić się do poprawy warunków, choć niosło to i nadal niesie za sobą wiele wyzwań. Pragnę również podziękować pracownikom biura PZG za zaangażowanie i pełen entuzjazm w realizacji zachodzących zmian oraz Zarządowi PZG na czele z Prezesem Leszkiem Blanikiem za wsparcie w działaniu i podejmowaniu kierunkowych decyzji.

Zapraszamy do nowego biura PZG, w którym zostały już właściwe tylko „szlify”, aby nabrało planowanego kształtu i wizerunku.

Nowe biuro PZG funkcjonuje już od kilku dni. Zapraszamy na Ratuszową 11!